Metro Richelieu et ses filiales (Metro, Super C, A&P, Loeb et McMahon) sont une des plus grandes chaînes d'épicerie au Canada. Depuis plus de 10 ans, Faxinating Solutions fournit des solutions de commerce électronique intégrées pour faciliter le transfert des données transactionnelles des fournisseurs de Metro.
Metro exige de tous ses fournisseurs qu’ils se conforment aux normes de l’ÉDI. Cependant, il s’est avéré impossible d’obliger ces fournisseurs à mettre en application les normes requises par l’ÉDI et à se procurer le matériel nécessaire. Plusieurs des fournisseurs qui possèdent de petites compagnies ne pouvaient pas ou ne voulaient pas investir des montants importants pour se procurer de l’équipement et un logiciel dispendieux, payer des frais de RVA (VAN) mensuels ou embaucher plus de personnel pour administrer le tout. Plusieurs de ces petits fournisseurs utilisent le support papier seulement pour gérer leurs opérations.
Grâce à l’aide apportée par Faxinating Solutions, Metro a mis en oeuvre un système conforme à l’ÉDI à 100 % sans devoir forcer ses fournisseurs à adhérer aux normes requises par l’ÉDI.
En combinant notre logiciel exAct® et notre Solution Fax au Client / Client au Fax, les fournisseurs de Metro peuvent être conformes à l’ÉDI à 100 %; ils utilisent la solution qui est la meilleure pour eux, soit notre logiciel ou notre solution fax.
À la recherche de la conformité
Chaque semaine, Metro reçoit des milliers de factures de ses fournisseurs. Précédemment, le traitement de ces factures étaient fait manuellement. Metro recevait des factures en papier expédiées par chaque fournisseur et ces factures étaient saisies dans le système de comptabilité manuellement par une multitude de commis à l’entrée de données.
Toujours à la recherche d’un système automatisé, Metro a déterminé qu'une bonne solution serait d’adopter l’ÉDI pour la réception et le traitement de ces factures. Au lieu d'envoyer une facture en papier, le fournisseur créerait un document ÉDI pour l’envoi de cette facture.
Une fois reçues par Metro, les données converties à l’ÉDI pourraient être importées automatiquement dans leur système informatique à un coût moindre tout en améliorant l’intégration des données.
Par contre, Metro a réalisé qu’elle ne pouvait pas obliger ses fournisseurs à adopter l’ÉDI, puisque beaucoup de ces compagnies n'avaient pas la technologie ou l'expertise requises pour mettre en marche une opération basée sur l’ÉDI.
Pour aider à combler le vide technologique, Faxinating a offert deux solutions : le logiciel exAct® ou la Solution Fax au Client / Client au Fax.
La Suite logicielle exAct®
Pour les compagnies qui sont compétentes en matière d'informatique, nous avons créé et offert une solution Logiciel qui se nomme exAct®. Cette solution permet à ces compagnies de saisir ou d’importer leurs données dans leur ordinateur et de nous les envoyer via une connexion Internet sécurisée. Une fois que nous avons reçu, vérifié, stocké et converti les données en format ÉDI, nous les transmettons à Metro. Notre logiciel est facile à utiliser, mais l’utilisateur doit avoir une connaissance de base du fonctionnement d’un ordinateur.
Fax à ÉDI
Pour les compagnies qui ne peuvent pas ou ne veulent pas utiliser un ordinateur, nous offrons la solution Fax au Client / Client au Fax. Les fournisseurs qui utilisent cette solution inscrivent leurs données manuellement sur un formulaire papier déjà formaté; ils nous envoient ensuite ce formulaire par télécopieur au numéro sans frais réservé pour le traitement de ces formulaires.
Aussitôt reçues dans notre système informatique, les données inscrites sur le formulaire sont extraites en utilisant la technologie OCR/ICR.
Un(e) agent(e) vérifie les données à l’écran puis ces dernières sont converties en format ÉDI et transmises électroniquement chez Metro pour traitement.
ÉDI au Fax
Le statut des transactions, les avis de réception et les rapports d'erreur produits par Metro sont retournés à Faxinating Solutions via l’ÉDI. Une fois reçus par Faxinating, ces documents sont convertis en rapports imprimés sur papier et envoyés par télécopieur à leurs destinataires prévus, c’est-à-dire les fournisseurs.
Conclusion
En utilisant le logiciel exAct® combiné à la solution Client au Fax / Fax au Client, Metro peut maintenir la conformité à l’ÉDI à 100 % avec ses partenaires commerciaux sans devoir contraindre ses fournisseurs à investir des montants importants pour se procurer de l’équipement et un logiciel dispendieux.
Les services faciles à utiliser qui sont offerts aux fournisseurs leur permettent d'être conformes à l’ÉDI. C’est une solution gagnante pour toutes les parties impliquées.
Les coûts associés au traitement manuel des factures ont été éliminés et le nombre d'erreurs occasionnées par l’entrée de données manuelle a été réduit par le fait même. Les fournisseurs sont payés plus rapidement parce que leurs factures sont traitées plus rapidement.
Pour de plus amples renseignements ou pour une démonstration gratuite, contactez notre équipe des ventes au 1 (800) 282-6283, poste 232. |
